Managementassistente

Als managementassistent ondersteun je tijdelijk vijf domeinmanagers van gemeente Molenlanden. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit door agendabeheer, overlegondersteuning en het opzetten van vaste managementondersteuning. Je werkt nauw samen met de domeinmanagers, brengt rust in de organisatie en draagt bij aan een efficiënte werkstructuur. Je bent proactief, organisatiesensitief en weet complexe ondersteuning te bieden in een bestuurlijke omgeving.

• Bewaken, structureren en actueel houden van agenda’s van domeinmanagers
• Dagelijkse agendavoorbereiding en prioriteren van afspraken
• Filteren en voorbewerken van binnenkomende mails en documenten
• Organiseren van locaties, vergaderruimtes en faciliteiten
• Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Bijhouden en actualiseren van actielijsten en verslaglegging
• Ordenen en vindbaar houden van informatie in documentmappen en online omgevingen
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen in planning en informatievoorziening
• Regelen van faciliteiten en praktische voorbereidingen voor bijeenkomsten
• Lichte coördinatie van kleine processtappen
• Vaststellen van de behoefte aan ondersteuning en opstellen van een voorstel voor vaste invulling

• Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding (bij voorkeur secretarieel/officemanagement)
• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 3 tot 5 jaar actuele werkervaring als (interim) managementassistent, directiesecretaris of vergelijkbaar
• Recente werkervaring binnen een gemeente of (lokale) overheid is een pré
• Aantoonbare ervaring met agendabeheer en overlegondersteuning voor meerdere managers
• Uitstekende beheersing van MS Office 365 (Teams, SharePoint, Outlook)
• Ervaring met het inrichten van nieuwe ondersteuningsstructuren en adviseren van management
• Kennis van en ervaring met administratieve processen rondom de Wet verbetering Poortwachter
• Proactieve en organisatiesensitieve werkhouding

Gemeente Molenlanden is een lokale overheid die zich inzet voor een goed functionerende en toekomstgerichte organisatie. De gemeente werkt plaats- en tijdonafhankelijk en verwacht van medewerkers een flexibele en proactieve houding. De organisatie kenmerkt zich door een bestuurlijke omgeving waarin samenwerking en ondersteuning van het management centraal staan.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.