Projectsecretaris Dordthuis

Als projectsecretaris Dordthuis ondersteun je de programmamanager en het projectteam bij de realisatie van een nieuw stadshuis in Dordrecht. Je zorgt voor soepel verlopende processen, nauwkeurige administratieve en financiële ondersteuning en bent een belangrijke schakel binnen het team. Je beheert complexe agenda’s, organiseert bijeenkomsten, verwerkt correspondentie en draagt bij aan communicatie en participatie met interne en externe stakeholders.

• Ondersteunen van de programmamanager
• Zorgen dat processen soepel verlopen
• Administratieve en secretariële ondersteuning
• Complex agendabeheer
• Plannen, organiseren en bewaken van afspraken en bijeenkomsten
• Beoordelen, verwerken en archiveren van inkomende e-mailcorrespondentie
• Aanmaken en registreren van verplichtingen
• Verwerken van opdrachtverstrekkingen
• Ondersteunen bij presentaties, bijeenkomsten, overleggen en ontvangsten
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie
• Ondersteunen bij het opstellen, verwerken en beheren van projectdocumentatie
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan praktische oplossingen

• 3-5 jaar ervaring als Management Ondersteuner, Secretaresse of Projectondersteuner
• MBO+ of HBO werk- en denkniveau
• Beheersing van het MS Office-pakket
• Kunnen werken met Outlook-agenda's
• Relevante ervaring in een ondersteunende projectmatige functie
• Kennis en ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Ervaring met agendabeheer in Microsoft Outlook
• Ervaring met Microsoft Teams, Inproces en Key2Finance
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Resultaatgericht en klantgericht
• Daadkrachtig en proactief
• Flexibel en stressbestendig
• Integer en betrouwbaar
• Hands-on mentaliteit
• Zelfstandig en teamspeler
• Goed kunnen luisteren, samenvatten en doorvragen
• In staat om belangen af te stemmen en draagvlak te creëren
• Omgevingsbewust
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• In staat om professioneel om te gaan met weerstand en verschillende belangen

De Gemeente Dordrecht is een stad met grootstedelijke uitdagingen en een compacte organisatie, waardoor slagkracht en korte lijnen mogelijk zijn. Dordrecht biedt een inspirerende werkomgeving waar je met jouw inzet direct bijdraagt aan het woonplezier van de inwoners. De stad staat bekend om haar verborgen kwaliteiten en bijzondere projecten, zoals de realisatie van het Dordthuis, een centrale plek voor gemeentelijke dienstverlening en ontmoeting.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.