Officemanager Griffie

Als Officemanager Griffie bij Gemeente Rijswijk ben je verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning van de Griffie. Je zorgt voor een soepel besluitvormingsproces binnen de gemeenteraad, beheert documenten en mailboxen, ondersteunt bij agenda’s en organiseert bijeenkomsten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden en externe relaties en draagt bij aan een goed functionerende griffie in een dynamisch team.

• Registreren en plaatsen van documenten in iBabs en verzorgen van administratieve afhandeling
• Bewaken van termijnen binnen het besluitvormingsproces
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten
• Beheren van de mailbox van de griffie en afhandelen van berichten
• Eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties
• Ondersteunen van forumgriffiers bij opstellen en publiceren van agenda’s
• Secretariële ondersteuning aan griffier en raadsadviseurs
• Contact onderhouden met inwoners over inspreken tijdens vergaderingen
• Organiseren van bijeenkomsten, zaalreserveringen en catering
• Monitoren van publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl
• Kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in iBabs
• Diverse administratieve werkzaamheden voor de griffie

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het schakelen met interne en externe stakeholders

De gemeente Rijswijk is een groeiende organisatie met ongeveer 700 medewerkers. De stad groeit en het dienstenpakket wordt steeds uitgebreider, waardoor de organisatie continu in beweging is. Rijswijk stimuleert een inclusieve werkcultuur en waardeert nieuwe ideeën en kennis. Je werkt in het team Griffie, een zelfstandige eenheid die rechtstreeks onder de gemeenteraad valt en zich inzet voor een goed functionerende lokale democratie.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.