Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen van de gemeente ’s-Hertogenbosch met uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je beheert agenda’s, organiseert bijeenkomsten, verzorgt correspondentie en bewaakt processen. Je draagt bij aan een gestructureerde bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken.

• Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering
• Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen
• Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen
• Ondersteunen van management en afdelingen
• Beheren en archiveren van documenten en dossiers
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail
• Opstellen van correspondentie en administratieve documenten
• Ondersteunen bij inkoop, contracten en betalingen
• Registreren en verstrekken van gegevens
• Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen
• Signaleren van knelpunten en bijsturen
• Telefoon- en mailboxbeheer
• Verrichten van representatieve en facilitaire taken
• Bijdragen aan onboarding en interne communicatie

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
• Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar
• Kennis van administratieve en secretariële processen
• Ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer
• Ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden
• Digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré

De opdrachtgever is de gemeente ’s-Hertogenbosch, een overheidsorganisatie die zich inzet voor een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering. De organisatie ondersteunt haar afdelingen en management met professionele secretariële en administratieve diensten. Magnit Global verzorgt de werving voor deze tijdelijke functie binnen het team Stadsbeheer.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.