Managementassistente

Als managementassistente bij Gemeente Nieuwegein ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling met agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve taken. Je werkt nauw samen met procesondersteuners binnen de vakgroep Subsidies en Ondersteuning. De opdracht is tijdelijk vanwege langdurige afwezigheid van de huidige managementassistente.

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer
• Aantoonbare werkervaring met vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken met directie/secretaris
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
• Organisatorisch sterk en planvaardig
• Prioriteiten kunnen stellen en stressbestendig
• Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling
• Proactief en zelfstandig
• Integer en discreet

Gemeente Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten, veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. De stad ligt centraal in Nederland met goede verbindingen via snelwegen en openbaar vervoer. De gemeente zet zich in voor het verduurzamen van de stad en biedt een dynamische werkomgeving.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.