Managementassistent - cluster DV

Als managementassistent ondersteun je twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en het secretariaat, beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en werkbezoeken, en zorgt voor verslaglegging. Je bent proactief, accuraat en hebt oog voor detail. Je draagt bij aan het soepel laten verlopen van processen binnen het team en de afdeling.

• Ondersteunen van twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak
• Beheren van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken
• Plannen van vergaderingen, aanmelden van externe bezoekers en uitzetten van stukken
• Verslaglegging en opstellen van actielijsten
• Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager
• Ondertekenen van vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager
• Aanmaken van prestatieverklaringen en zorgen voor betaling van facturen
• Bestellen van geschenken
• Bespreken en aanvragen van jaarbonnen
• Faciliteren van ketensessies en regelen van organisatorische en technische zaken
• Aanvragen van inkoopordernummers
• Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten, boeken van locaties en catering
• Zorgen voor overzicht van geschikte locaties
• Samenwerken en elkaar vervangen binnen het team
• Signaleren van problemen en voorstellen van oplossingen binnen het team
• Bijdragen aan de resultaten van het team

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
• Werkervaring met MS Office programma’s Outlook en MS Teams
• Werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar
• Proactieve en ondernemende instelling
• Accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht
• Actief meedenken en omgevingsbewust
• Goede samenwerkingsvaardigheden en verbindend vermogen
• Snel eigen maken van verschillende systemen van de gemeente
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion (pré)
• Werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie (pré)
• Afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist (pré)
• Werkervaring met een digitaal archiveringssysteem (pré)

Het cluster Dienstverlening van de gemeente Rotterdam staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening regisseert de ontwikkeling en implementatie van diverse dienstverleningskanalen en verzorgt de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente. Met onder andere Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels wordt het klanten zo makkelijk mogelijk gemaakt om informatie of producten te verkrijgen en hun zaken te regelen.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.