Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Als managementassistent bij Provincie Zeeland ben je de verbindende factor tussen bestuurders, collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda, organiseert bijeenkomsten, beheert correspondentie en zorgt dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Je werkt nauw samen met een team van professionals en denkt actief mee met de bestuurder. Je bent representatief, dienstverlenend en houdt overzicht in een hectische, bestuurlijke omgeving.

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder
• Plannen, bewaken en signaleren van afspraken
• Verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook
• Signaleren en oplossen van knelpunten
• Regelen van vergaderzalen en faciliteiten
• Zorgen dat benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn
• Actief contact houden met collega’s en externe partijen
• Organiseren van bijeenkomsten en telefonische conferenties
• Doorverwijzen van de pers
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst
• Verwerken van beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten
• Plannen van vervoer van dienstauto’s en regelen van taxi’s
• Bijhouden van declaraties
• Vastleggen van afspraken tijdens het Portefeuilleoverleg
• Samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur
• Deelnemen aan interne overleggen en teamoverleg

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
• Meerdere jaren ervaring als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent (pré)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie (pré)
• Aantoonbare werkervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Aantoonbare werkervaring met iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning (vervoer, faciliteiten, declaraties, representatieve aangelegenheden)
• Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• Representatief, zorgvuldig en bestuurlijk sensitief
• Plannen en organiseren, prioriteiten stellen, initiatief, oplossingsgerichtheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, assertiviteit, samenwerken, dienstverlenend vermogen, communicatieve vaardigheden, nauwkeurigheid
• Flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden
• Bring your own device (eigen laptop, telefoon en toebehoren)
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist

Provincie Zeeland werkt dagelijks aan het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Met ruim 700 collega’s wordt er gewerkt aan wettelijke taken zoals natuurbeheer en het oplossen van maatschappelijke vraagstukken, zoals energietransitie en klimaatadaptatie. De organisatie bestaat uit diverse teams en werkt samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en inwoners. De thuisbasis is de Middelburgse Abdij.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.